La gestione documentale digitale in ambito risorse umane

La gestione documentale digitale in ambito risorse umane sta diventando sempre più rilevante per tutte le organizzazioni che vogliono efficientare i loro processi in chiave paperless e smart.

La gestione documentale digitale, in generale, rappresenta quel processo di creazione, organizzazione, archiviazione e condivisione dei documenti in formato digitale. Nello specifico, l’ufficio HR è tra le funzioni che producono più documentazione: contratti di lavoro, attestati di formazione, buste paga, nota spese e tanto altro.

Quali vantaggi derivano per le organizzazioni che adottano una gestione documentale digitale in ambito risorse umane?

1. Paperless: la gestione documentale riduce la produzione di documenti cartacei, consentendo l’abbattimento dei costi di gestione;
2. Efficienza organizzativa: l’accesso alle informazioni è più rapido ed efficace rispetto alla precedente archiviazione cartacea;
3. Sicurezza: la documentazione digitale consente di proteggere le informazioni sensibili consentendo l’accesso controllato secondo i dettami normativi del GDPR;
4. Cooperazione: ciascun dipendente potrà collaborare e condividere in real time, in ogni luogo, migliorando l’efficacia delle comunicazioni e la produttività globale dell’area, consentendo altresì l’approvazione di documenti, l’apposizione di firme digitali a valore legale e la condivisone dei documenti su app e portali aziendali;
5. Conservazione digitale: eliminazione degli archivi fisici, attraverso il processo di archiviazione digitale che garantisce l’integrità e la disponibilità dei documenti informatici nel corso del tempo, soprattutto per quei documenti per cui la conservazione non è obbligatoria per legge ma è un’opportunità;
6. Rispetto della normativa vigente: le organizzazioni potranno così adempiere a tutti i dettami normativi e ai regolamenti in vigore relativi alla gestione dei dati.

Sfide nella gestione documentale nell’ambito delle risorse umane

Abbracciare il cambiamento in ottica digitale comporta anche la necessità di accettare alcune delle sfide più comuni che si presentano. In particolar modo:

1. Formazione dipendenti: la formazione sul nuovo sistema di gestione documentale digitale è onerosa; tempo e risorse saranno necessari per il raggiungimento dell’obiettivo prefisso;
2. Integrazione con i sistemi esistenti: un’integrazione tra i sistemi garantisce un flusso di lavoro coerente ed armonizzato;
3. Sicurezza: servonoadeguati livelli di sicurezza per proteggere i dati sensibili;
4. Costo: investimenti in tecnologia e risorse umane sono la chiave per una gestione documentale digitale efficace.

La gestione documentale digitale nell’ambito risorse umane risulta quindi essere necessaria per migliorare la competitività di tutta la realtà organizzativa consentendo così, tramite l’utilizzo di procedure più snelle, il facile reperimento e condivisione delle informazioni in piena sicurezza.

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